Juntando as tralhas
Bruno Andrade
28 Jun 2017 09:36
Ideias surgem em nossas cabeças, correspondências chegam em nossas casas e papéis em nossas mesas. E-mails caem a todo momento na caixa de entrada; informações, números de telefones e apontamentos nos são dados no meio do caminho - eles desaparecem; são esquecidos ou anotados em papeizinhos para nunca serem vistos novamente.
Esse fluxo só tende a aumentar. Não temos poder sobre ele, apenas podemos administrar como agiremos diante disso. O problema não é o fluxo, mas não termos um sistema para coletar toda informação interna e externa que chega em nossas vidas e ao mesmo tempo manter tudo organizado de forma simples e efetiva.
O primeiro passo da organização é minimizar suas caixas de entrada e reduzi-las ao menor número possível. Liste todas as formas que você recebe informação e encontre maneiras de combinar ou eliminar caixas de entrada.
Tente agrupar as informações da mesma natureza em apenas um local. Se você tem quatro endereços de e-mail, veja se pode direcioná-los para um endereço principal. Quanto menos caixas de entrada, melhor.
Tenha consciência de suas caixas de entrada físicas. Mantenha todos os papéis chegando em apenas um local, uma caixa em cima da sua mesa pode ajudar. Tenha apenas um lugar para todas correspondência, boletos, papéis do trabalho e da faculdade, cartões de visita e impressos que chegam para você. E quando chegar da rua, coloque nessa caixa todo o material físico que coletou.
Ok, com isso você terá seus e-mails e sua papelada chegando em poucos lugares.
Mas e o que chega como pensamento? Você tem o hábito de anotar?
Até agora você pode ter confiado em sua mente, mas infelizmente ela é uma ferramenta falha. Esquece das coisas quando precisamos delas e, então, nos lembra delas quando não precisamos ou não podemos fazer coisa alguma a seu respeito. E isso é uma das maiores fontes de estresse da atualidade.
Tudo o que chegar em sua vida e que não seja na forma de papel ou e-mail deve ser anotado. São basicamente ideias, compromissos, contatos, notas, tarefas e lembretes.
O objetivo é tirar as coisas da mente e então colocá-las de forma escrita. Quando você está em uma reunião e algo que precisa fazer mais tarde surge em sua mente, escreva; coloque de forma escrita, tire de sua mente e volte a se concentrar no que está fazendo. Quando seu chefe lhe chamar para trabalhar em um projeto novo, escreva. Quando alguém lhe der um número de telefone ou endereço de e-mail ou marcar com você um compromisso, escreva.
A ferramenta para anotação deve ser simples e portátil. Pode ser um bloquinho de papel ou um smartphone. A vantagem do dispositivo eletrônico é estar sempre à mão e permitir fazer as anotações no local definitivo, ou seja, colocar um compromisso direto na agenda ou um contato direto na lista de contatos.
A chave para esse hábito é escrever bem no momento que as coisas surgem ou aparecem, antes que esqueça; e manter a mente limpa sempre.
O hábito de coletar toda informação que chega melhora a organização e a produtividade. Você irá esquecer menos, parar de perder informações e saber onde as coisas estão.
Porém, anotar o que vem à mente, agrupar seus e-mails e juntar a papelada é apenas o primeiro passo. No próximo post veremos como processar toda a informação e ter uma caixa de entrada sempre limpa.
O conteúdo dessa série de posts é inspirado em minhas experiências com o método Getting Things Done - GTD, de David Allen. Em setembro acontecerá em Ribeirão um treinamento prático intensivo com base nesse método. Veja aqui os detalhes.
"Não trabalhe muito, trabalhe certo!"
um abraço do Bruno Andrade
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