A regra dos 2 minutos
Bruno Andrade
30 Jul 2017 16:53
Como expliquei no post anterior, o momento do processamento não é para executar tarefas e sim para esvaziar as caixas de entrada.
Mas, se durante o processamento você se deparar com uma ação que pode ser feita em 2 minutos ou menos, execute-a no mesmo instante em que atacar o item. Mesmo que o item não seja de alta prioridade, faça na hora, se é você mesmo quem vai fazer aquilo no futuro.
Imagine que está na sua caixa de entrada um e-mail que pede apenas de uma resposta rápida. Leva mais tempo respondê-lo ou programá-lo para ser respondido depois?
A explicação racional para a regra dos 2 minutos é que esse pequeno tempo é mais ou menos o ponto em que programar e acompanhar um item começa a levar mais tempo do que executá-lo imediatamente.
Seguir a regra dos 2 minutos melhora-se dramaticamente a produtividade. Dois minutos são, na verdade, apenas uma orientação. Se você tem uma longa janela de tempo em que possa processar sua caixa de entrada, pode estender o tempo dedicado a cada item para 5 minutos. Se você precisa chegar ao final de todos os seus itens rapidamente e ver a caixa vazia, talvez queira cortar o tempo para 1 minuto ou até 30 segundos, para correr tudo um pouco mais rápido.
Adote a regra dos 2 minutos e veja quanta coisa consegue fazer no processo de limpar as suas caixas de entrada. Muitas pessoas ficam impressionadas ao ver quantas ações de 2 minutos são possíveis em alguns de seus projetos mais críticos em andamento.
Porém, deve-se ter noção de quanto tempo são 2 minutos, pois muitas pessoas não sabem realmente quanto tempo são 2 minutos. Desse modo, é possível, que sem essa quantificação e clareza do tempo, percam 10 minutos em algo que pensam conseguir fazer em 2 minutos. A regra dos 2 minutos, ou de quantos minutos quiser, depende de noção de tempo e também do conhecimento da tarefa a ser executada. A chave da agilidade é conhecer a tarefa no tempo, isso é crucial para decidir se aquela tarefa deve ou não ser realizada nesse sistema de execução sumária.
Depois de processar suas caixas de entrada e executar tudo o que leva menos de 2 minutos, você terá uma lista de tarefas para o futuro. Porém não adianta sair fazendo as tarefas aleatoriamente; antes é necessário priorizar. E é exatamente sobre estabelecer prioridades que falarei no próximo post.
O conteúdo dessa série de posts é inspirado em minhas experiências com o método Getting Things Done - GTD, de David Allen. Em setembro acontecerá em Ribeirão um treinamento prático intensivo com base nesse método. Veja aqui os detalhes.
"Não trabalhe muito, trabalhe certo!"
um abraço do Bruno Andrade
Para ler os posts anteriores dessa série, siga os links abaixo:
Qual seu método de organização?
