Matriz GUT: ferramenta para hierarquizar a resolução de problemas
Murilo Carneiro
27 Mar 2024 15:40
Segundo o site Ferramentas da Qualidade, a Matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, na década de 1980, e tinha como propósito ajudar na resolução de problemas complexos das indústrias americanas e japonesas. Em sua essência, a Matriz GUT é uma ferramenta da qualidade utilizada para a priorização de tomadas de decisões. Por esse motivo, também é conhecida como Matriz de Prioridades. O termo GUT é um acrônimo que faz referência a:
Gravidade (G): representa o impacto do problema para os envolvidos, caso ele esteja acontecendo ou venha acontecer. É o momento de analisar o quão grave é (será) o problema ou ação para a empresa, processo ou pessoas;
Urgência (U): representa o prazo ou tempo disponível para a resolução do problema ou execução da ação. Quanto mais urgente for, menor será o tempo disponível para trabalhar no problema ou ação;
Tendência (T): representa o potencial de crescimento do problema ou ação, ou seja, a probabilidade de se agravar com o passar do tempo (caso nada seja feito). Além do crescimento, a tendência de redução ou desaparecimento do problema também podem ser consideradas na análise da tendência.
Esses três elementos são utilizados para classificar algum problema e, com isso, hierarquizar sua importância para a empresa. Obviamente, os problemas que forem considerados mais relevantes deverão ser resolvidos primeiro.
Muitas vezes, diante de determinados contextos, é necessário analisar um conjunto muito grande de problemas complexos. Essa é a melhor hora de aplicar a ferramenta, a fim de clarear as decisões a serem tomadas e resolver os problemas que de fato trarão maior impacto para a organização. Para utilizar essa ferramenta, devem ser seguidos alguns passos:
Passo 1: liste os problemas que deseja analisar e construa uma tabela colocando um item em cada linha da tabela. Essa tabela, além de conter a coluna dos problemas a serem analisados, deverá possuir mais 4 colunas: uma para cada um dos 3 critérios de hierarquização (Gravidade, Urgência e Tendência) e outra para a pontuação;
Passo 2: é o momento de se atribuir a pontuação aos problemas, utilizando os 3 critérios de hierarquização, atribuindo uma nota de 1 a 5 para cada critério. Exemplos:
Pontuação para a Gravidade
(1 ponto) Sem gravidade: danos leves, os quais podem ser desconsiderados;
(2 pontos) Pouco grave: danos mínimos;
(3 pontos) Grave: danos regulares;
(4 pontos) Muito grave: grandes danos, porém reversíveis;
(5 pontos) Extremamente grave: danos gravíssimos que podem até se tornar irreversíveis.
Pontuação para a Urgência
(1 ponto) Pode esperar: não há pressa em resolver o problema;
(2 pontos) Pouco urgente: são urgentes, mas podem esperar um pouco;
(3 pontos) Urgente: precisam ser tratados o mais rápido possível;
(4 pontos) Muito urgente: é urgente, quanto mais cedo melhor;
(5 pontos) Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato.
Pontuação para a Tendência
(1 ponto) Não irá mudar: nada irá acontecer;
(2 pontos) Irá piorar a longo prazo: a situação irá se agravar lentamente;
(3 pontos) Irá piorar a médio prazo: a situação irá se agravar um pouco mais rápido;
(4 pontos) Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar em um curto período de tempo;
(5 pontos) Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.
Passo 3: com a tabela preenchida, basta multiplicar as notas de cada item e anotar o resultado na última coluna da tabela. Em outras palavras, basta multiplicar: Gravidade x Urgência x Tendência. O resultado do cálculo de cada item mostra um valor que indica a prioridade do item. Assim, quanto maior o resultado do item, maior prioridade ele tem;
Passo 4: hora de organizar as prioridades. Para isso, basta ordenar de forma crescente os itens de acordo com o resultado. Consequentemente, os itens que estão no topo da tabela devem ser tratados primeiro e, na sequência, os itens seguintes até o final da tabela, onde estão os itens com prioridade mais baixa.
