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Melhor eficiência

Em busca de driblar a crise, Américo Sakamoto implementa medidas saneadoras definidas pela administração central da USP e que passam pelo contingenciamento de recursos e pela redução de servidores

Acostumado a lidar no dia a dia com situações delicadas na área da saúde, o neurologista Américo Ceiki Sakamoto mantém o diálogo e a transparência como as principais receitas para a gestão à frente da prefeitura do campus da Universidade de São Paulo (USP) em Ribeirão Preto. Com uma estrutura complexa, a começar pela extensão de sua área física, próxima de 574,75 hectares, a Instituição é o maior campus da USP fora da capital, quando considerados o número de unidades de ensino, de cursos, de docentes, de alunos e de servidores.

“A Prefeitura promove o bom funcionamento das unidades de ensino e a melhor qualidade de vida da comunidade USP”, aponta SakamotoA organização engloba oito unidades de ensino, mais de mil docentes e 2.000 servidores não docentes, 7.000 alunos de graduação, 3.500 alunos de pós-graduação e 3.200 de especialização, além de estruturas associadas, como o Hospital das Clínicas e o Hemocentro, que representam 6.000 funcionários. O campus conta, ainda, com rede de serviços, como agências bancárias, restaurante, complexo esportivo, residências estudantis, biblioteca, creche, biotério, entre outros.

Para driblar as dificuldades, conhecer bem a situação real do campus e manter um diálogo permanente junto aos servidores e aos parceiros tem sido essencial para o bom andamento da sua gestão. Nesse sentido, Américo revela que a equipe tem demonstrado espírito colaborativo e comprometimento em relação aos anseios da direção da Universidade para implantar as adequações que se fizerem necessárias.

Essa cooperação o prefeito encontrou durante toda a carreira, iniciada em 1984, como docente da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto. Com espírito inovador, participou das criações do Centro de Cirurgia de Epilepsia (CIREP), do Hospital das Clínicas; da Unidade de Pesquisa e Tratamento das Epilepsias (UNIPETE); da Universidade Federal; e do Centro de Epilepsia, ambos de São Paulo (CEPISP).
 
Revide: Qual o orçamento para a Prefeitura do campus?
Américo Sakamoto: Em termos de recursos orçamentários e extraorçamentários (programa de apoio à permanência e formação estudantil, e restaurante universitário), a Prefeitura do campus, que tem cerca de 400 funcionários, administra aproximadamente R$ 17 milhões por ano. Somado a isso, cada uma das oito unidades de ensino tem seu orçamento próprio, que totaliza, aproximadamente, R$ 25 milhões por ano. 

Foram realizadas melhorias nos alojamentos e aumento de vagas?
Essas moradias fazem parte do Programa de Apoio à Permanência e Formação Estudantil, que aplicou, em 2016, cerca de R$ 4,3 milhões em nosso campus, beneficiando aproximadamente 12% do corpo discente em moradias e auxílios moradia, refeição, livros e bolsas. Essas moradias estão divididas em: graduação, Conjunto Residencial do Estudante Universitário (CREU), Vila Estudantil, as casas destinadas aos pós-graduandos e o Bloco F, que foi reformado. Para o segundo semestre de 2017, está programado o início da reforma do CREU. 
 
Quais são os critérios para seleção desses alunos?
Eles são definidos pela administração central e o primeiro passo é a análise da condição socioeconômica e o desempenho acadêmico. Cada conjunto residencial tem zeladoria, segurança e equipe mínima de manutenção. É preciso ressaltar que nem todos os estudantes de graduação conseguem moradia no campus. Assim, além dos 378 residentes, outros 861 recebem o auxílio moradia no valor de R$ 400,00 ao mês. Já para os pós-graduandos, dispomos de três casas, totalizando 34 vagas. A reforma completa de uma delas está sendo concluída, devendo começar em breve a reforma da segunda unidade. 
 
Em relação à terceirização dos serviços internos no campus, o que mudou?
A contratação de empresas para prestação de serviços diversos no campus da USP vem ocorrendo, há 20 anos, para suprir áreas em que tínhamos deficiências ou não tínhamos recursos humanos ou competências específicas. Esse processo começou, por volta de 1997, pelas portarias do campus e depois, progressivamente, estendeu-se para as áreas de serviços gerais, limpeza, portaria, segurança, áreas verdes e restaurante universitário, que passou a oferecer, através de empresa contratada, jantar, em 2015, e almoço e café da manhã, em 2017.

A reestruturação interna da USP afetou diretamente a Prefeitura?
A Universidade vem enfrentando um período de dificuldades financeiras mais agudas desde 2014, que, infelizmente, coincidiu, nos últimos anos, com um desaquecimento da economia brasileira, reduzindo a atividade econômica e, consequentemente, a arrecadação de tributos. A convergência dessas duas situações afetou a vida da USP, cujo custeio depende quase exclusivamente da quota de parte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Foram tomadas várias medidas pela administração central que afetaram não apenas as prefeituras dos campi, mas todas as unidades.
 
Quais ações foram priorizadas?
Entre as medidas, estão o corte orçamentário de aproximadamente 30%, o contingenciamento de recursos, o Programa de Incentivo à Demissão Voluntária (PIDV), que reduziu em 13% o quadro da prefeitura, e o Programa de Incentivo à Redução de Jornada (PIRJ). Obviamente, a queda de recursos e do quadro de funcionários desencadeou uma série de atitudes e providências para adequação às novas circunstâncias e realidades.
 
A manutenção e a preservação ambiental são preocupações constantes no campusComo equacionar orçamento enxuto com manutenção e investimentos?
A Prefeitura tem como principais missões prover a infraestrutura para o bom funcionamento das unidades de ensino, bem como promover a melhor qualidade de vida da comunidade USP, dos prestadores de serviços e dos visitantes. Em tempos de crise, somos obrigados a perseguir a melhor eficiência do conjunto de atividades, rever projetos, redefinir prioridades, adiar ou mesmo cancelar projetos menos prioritários, investir no diálogo, na aproximação das pessoas, nas estruturas, diminuir a distância entre setores compartimentalizados, melhorar as rotinas administrativas e o processo como um todo. 
 
Para isso, acredita que o diálogo é o melhor caminho?
Sem dúvida. Tem que conversar com as pessoas e parceiros, transmitir nossas necessidades, fazer cada setor da Prefeitura entender melhor o funcionamento dos demais setores, estimular o espírito de colaboração, dividir com a equipe os resultados alcançados, estimular a solidariedade entre os pares para que juntos possam sanar as deficiências de cada setor, enfim, promover a conscientização, o engajamento e o comprometimento de todos.
 
Quais os gargalos já identificados e as medidas adotadas para saná-los?
A principal dificuldade foi conhecer em detalhes o funcionamento de uma macroestrutura complexa, com cerca de 450 servidores, em que é preciso se preocupar desde a energia, o abastecimento de água e o restaurante universitário até a segurança, as emergências médicas, a reserva ecológica, entre outros fatores. Existem dificuldades em vários setores, mas temos priorizado aumentar a segurança, melhorar a manutenção predial, as vias públicas, o transporte público interno e as áreas verdes. Um gargalo importante envolvendo a infraestrutura de fibra ótica deverá ser solucionado ainda este ano, o que possibilitará a melhoria na conectividade e no aumento da velocidade de conexão.
 
O apoio da equipe é importante neste contexto?
É fundamental a colaboração e o engajamento dos funcionários do gabinete da Prefeitura, o apoio e a solidariedade dos diretores das unidades de ensino e do conselho gestor, com quem dividimos todas as principais decisões administrativas do campus. Enfrentamos, no dia a dia da Prefeitura, as dificuldades orçamentárias, a burocracia extenuante, os processos complexos e a necessidade de entender melhor a legislação dos editais, dos pregões, dos processos de compra e da contratação de serviços, por exemplo. Exasperamo-nos, às vezes, com a lenta evolução dos processos, com o retrabalho reiterado, ou seja, aqueles processos que vão e voltam para serem readequados ou para corrigir deficiências.
 
O aprendizado tem sido positivo?
Sem dúvida. Vivencio experiências gratificantes, alcanço resultados e realizações positivas, interajo com outros colegas nas diferentes instâncias universitárias e aprendo muito com os colegas e demais lideranças da USP. Estou convencido que é possível melhorar e agilizar os processos, agregar novos valores à gestão, melhorar a eficiência da máquina e alcançar resultados que nos permitem cumprir com êxito as missões da Prefeitura do campus. 
 
O sistema de gestão aplicado é eficiente? Por quê?
Isso é um processo que demanda aperfeiçoamento contínuo, revisão frequente das várias etapas, atenção aos atores e variáveis envolvidas, perseguição das metas pactuadas, acompanhamento dos indicadores da gestão e motivação, participação e engajamento das pessoas. De modo geral, encontramos o setor com uma rotina administrativa bem estruturada e organizada, muito em função dos resultados e das recomendações de uma auditoria ampla que havia sido feita no seu financeiro pouco tempo antes. Com o intuito de prevenir e sanar as falhas detectadas, a maioria das decisões passaram a ser colegiadas e compartilhadas. Isso aumentou a burocracia interna, tornando a administração mais travada e lenta. Estamos realizando grandes esforços para dar mais agilidade à gestão, reunindo os setores e grupos envolvidos em cada etapa dos processos, transferindo e aplicando os aprendizados de processos semelhantes, entre outras ações.

A segurança interna sempre foi motivo de reclamações e demanda  investimentos. O que já foi melhorado?
Melhorar a segurança interna tem estado no topo da agenda de todas as gestões mais recentes da Prefeitura do campus. Nesse sentido, foi criado o primeiro Programa de Segurança para os campi. Atualmente, toda política e diretrizes de segurança da USP estão sob a responsabilidade da Superintendência de Prevenção e Proteção Universitária, ligada à administração central. Especificamente em nosso campus, vinha atuando o escritório avançado da Superintendência de Prevenção e Proteção Universitária que, nesse momento, está sendo transferido e incorporado à estrutura administrativa da Prefeitura do campus, à Secção de Fiscalização e Segurança/Guarda Universitária e à Comissão de Prevenção e Proteção, integrados e apoiados pela Policia Militar que atua, preventivamente, no campus, com policiais e viaturas diariamente presentes. Nos últimos cinco anos, foram investidos R$ 350 mil em equipamentos de segurança, câmeras, alarmes, equipamentos de radiocomunicação e licenças de softwares de monitoramento. Além disso, investimos na melhoria no sistema de iluminação, que consumiu recursos estimados em R$ 19 milhões, em 2015. 

Com mais de 574 hectares, a Instituição é o maior campus da USP fora da capitalIsso tem colaborado para reduzir as ocorrências?
Experimentamos, nos últimos anos, uma queda progressiva em quase todos os principais indicadores, como, por exemplo, no número de furtos de veículos, porém tem crescido o número de roubos de celulares, por exemplo. Em 2016, foi introduzido um aplicativo em todos os campi e disponível para download em todos os celulares e tablets de toda a comunidade USP, de fácil utilização e monitoramento em tempo real pela Guarda Universitária. Trabalhamos em três projetos de segurança: a colocação de catracas eletrônicas nos estacionamentos internos; a construção de uma subsede da Guarda em frente à área do restaurante universitário e das agências bancárias; e a modernização e ampliação do sistema de monitoramento e de câmeras instalados nas entradas e saídas do campus. Esse serviço será integrado com o monitoramento da Polícia Militar para reconhecimento imediato da entrada e da movimentação de qualquer veículo suspeito no campus. Também investimos em campanhas de divulgação junto à comunidade uspiana, por meio de palestras, cursos e folders.

Hoje, como esses veículos são identificados?
O sistema atual se baseia na identificação dos veículos previamente cadastrados, através do selo USP. No caso de visitantes, são identificados e registrados em uma das três portarias do campus, através da identificação do condutor. Com o objetivo de eliminar a dependência do operador, estão sendo finalizados os estudos para automação completa e o monitoramento contínuo de todo esse fluxo através de câmeras com tecnologia LPR (license plate recognition), instaladas nas entradas, saídas e pontos críticos do campus.
 
Que ações estão previstas para o setor?
Nos próximos meses, planejamos um investimento com novas tecnologias de monitoramento e câmeras que reconhecem a placa dos automóveis. Esse sistema deverá ser integrado ao monitoramento da Polícia Militar.

Como a USP protege o meio ambiente?
Temos um sistema de monitoramento da floresta, implantado em 2015, que se baseia em uma equipe de agentes de vigilância com atuação exclusiva na área rural, apoiada por um sistema de monitoramento baseado em câmeras SpeedDome funcionando 24 horas por dia, instaladas em torres de 40 metros de altura. Isso somado às medidas preventivas de construção e manutenção de aceiros e roçadas, que melhoraram bastante a segurança na área da floresta. No segundo semestre, iniciaremos a recuperação de uma área da floresta conhecida como “banco genético”, degradada no incêndio de 2011, em parceria com a Superintendência de Gestão Ambiental da USP. Essa etapa é fundamental na política ambiental da Universidade. 

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