Três pilares fundamentais para melhorar a produtividade das reuniões

Carla Caetano

05 Mai 2016 08:23

Nosso tempo está cada vez mais curto, atividades do dia a dia nos consomem e temos a sensação de que não resolvemos tudo o que é necessário.

Muitas vezes passamos o dia participando de reuniões, seja com um cliente, com o chefe, com um novo fornecedor. Precisamos estar focados em nosso objetivo para que aquele momento seja aproveitado da melhor forma possível.

Vale lembrar que a equipe presente na reunião precisa estar 100% engajada no objetivo. Os participantes precisam entender o real motivo da sua participação e o impacto posterior das decisões tomadas na rotina de cada um.

Reunimos-nos por diversos motivos: planejamento estratégico, solução de problemas, tomadas de decisões.  Acredito que muitos de vocês já tenham participado de reuniões com assuntos tratados anteriormente, mas que não tiveram andamento e nada foi resolvido. A sensação que temos é de extrema perda de tempo.

Para que suas reuniões sejam produtivas e focadas no assunto do agendamento apresento 3 etapas necessárias:

Planejamento: é realmente necessária ou uma conversa por telefone resolveria a situação? Quais pessoas devem estar presentes? Parte do sucesso deste momento está na qualidade do que foi providenciado anteriormente.

Execução: o momento deve ser de concentração, estar realmente alinhado ao assunto, e claro, o clima entre todos precisa ser de cordialidade;

Avaliação: uma ata em que todos estejam cientes dos assuntos tratados e sua implicação diante das mudanças propostas.