IN BOX ZERO
Bruno Andrade
09 Jul 2017 20:09
Após minimizar suas caixas de entrada e juntar suas coisas em poucos lugares, surge a questão: o que fazer com tudo que você coletou?
O próximo passo é processar o que foi coletado tomando decisões rápidas para cada item até que suas caixas de entrada estejam limpas e tudo que você coletou tenha tomado o destino certo. Não pule itens, processe um após o outro, do primeiro ao último.
Para cada item, faça 3 perguntas:
O que é isso?
O que fazer com isso?
Quando fazer isso?
Limpe as caixas de entrada tão logo chegue em sua casa ou no trabalho.
Não procrastine com esses passo, pois as informações irão se acumular e você ficará menos propenso a fazê-lo.
Fique em dia! Processe ao menos uma vez por dia ou mais frequentemente se necessário, dependendo da velocidade que suas caixas de entrada recebem informação. Pilhas são suas inimigas! Sempre que esvaziar uma caixa de entrada, comemore.
Você tem 4 opções durante o processamento:
Deletar deve ser sua primeira escolha. Se é pouco útil ou inútil, exclua sem perder tempo. Não se apegue!
Delegue enviando para a pessoa que deve realizar a tarefa e anote para você um lembrete de conferir no futuro o andamento e a conclusão da tarefa delegada.
Arquive imediatamente se for uma informação como um arquivo, anexo ou papel físico.
Programe para mais tarde se o item pede uma ação. Adicione à sua lista de tarefas futuras.
Quando tiver acabado de processar e limpar as caixas de entrada, você terá:
- descartado tudo o que não precisa
- passado adiante tudo o que puder ser delegado
- armazenado toda informação que possa servir como referência no futuro
- criado uma lista de tarefas
O processamento é um momento de limpeza e não de fazer as coisas, mas se você se deparar com uma ação que pode ser feita em menos de 2 minutos, execute-a no mesmo instante em que processa o item. Sobre essa execução sumária, conhecida como a Regra dos 2 minutos, falaremos no próximo post.
O conteúdo dessa série de posts é inspirado em minhas experiências com o método Getting Things Done - GTD, de David Allen. Em setembro acontecerá em Ribeirão um treinamento prático intensivo com base nesse método. Veja aqui os detalhes.
Não trabalhe muito, trabalhe certo!
um abraço do Bruno Andrade
Para ler os posts anteriores da série, siga os links abaixo:
Qual seu método de organização?
